ТМ-инструменты РЦСТВ ТвГУ: «дерево» идей
На мой взгляд, говорить об эффективности деятельности любой организации нет смысла, если ее сотрудники не принимают участия в разработке решений для ее развития, оптимизации деятельности, улучшения качества работы и т.д. То есть если в качестве генератора идей выступает только руководитель, организация работает неэффективно.
Поскольку коллектив РЦСТВ ТвГУ в большинстве своем состоит из людей молодых, у которых еще мало опыта и нет должной уверенности в себе, то такая проблема была неизбежной, поскольку я, как руководитель, выдвигала большинство идей-решений, а остальные их реализовывали. Такое положение дел меня не устраивало, т.к. ТМ-система РЦСТВ ТвГУ создана для того, чтобы сотрудники в своих зонах ответственности работали самостоятельно – без контроля за ходом процесса с моей стороны. Но руководить процессом – означает необходимость и умение видеть, когда требуется его оптимизация, или смена приоритетов, или новая схема организации взаимодействия и сотрудничества. Для этого необходимо самому выступать генератором идей и организатором процесса их реализации. Проблемы у нас были и с одним, и с другим. Сотрудники были уверены, что генерировать идеи они не могут, как их реализовывать без предложенного алгоритма, не знают и приступать к их реализации без «волшебного пинка» не привыкли.
Безусловно, продвигаться в решении данной проблемы помогали тренинги эффективности, но их было недостаточно, т.к. если ждать, когда проблема будет обсуждаться в таком формате, то можно упустить благоприятный момент для ее решения. В результате я использовала тренинг эффективности для создания инструмента, который бы поощрял сотрудников РЦСТВ ТвГУ выступать с одной стороны в качестве генератора идей, а с другой в качестве реализатора или инициатора создания команды для ее воплощения. Так у нас и появился ТМ-инструмент под условно-метафорическим названием «дерево идей».
Он состоит из двух частей: «поля идей» и «дерева идей».
Поле идей
«Поле идей» представлено на фото 1.
Фото 1
Как оно работает? Если у сотрудника появилась пусть даже «малюсенькая», но новая идея, он должен взять листок из верхней части поля, записать на него свою идею. Затем в левом нижнем углу поставить дату, когда она у него зародилась, и наклеить туда свой портрет, чтобы всем было можно увидеть не напрягаясь, чья идея (см. фото 2). Правый нижний угол предназначен для реализаторов. Кто будет реализатором, может решить генератор, предварительно озвучив свое предложение, раскрыв его, тем самым, побуждая к действию. Если исполнитель не выбран заранее, то взяться за воплощение маленького проекта в жизнь может любой сотрудник, которому идея кажется интересной. Там также проставляется дата и помещается маленькая фотография. Портреты распечатываются в момент создания «дерева идей», нарезаются и помещаются в специальные кармашки, откуда каждый может взять необходимый. Есть там и коллективное фото, которое используется, если идея общая или реализация командная.
Фото 2
«Листки с идеями» помещаются в средней части «поля идей» (см. фото 1). Те, что начали реализовываться – в нижней части (см. фото 1).
Когда идея реализована, она помещается на «дерево идей» в соответствующем месяце (см. фото 3).
Фото 3
«Дерево идей»
На самом деле «дерево идей» не одно. Их 12, что соответствует месяцам года. Создавался инструмент в конце сентября, откуда и пошел отсчет. В первый месяц использования инструмента я продолжала быть основным генератором, но постепенно ситуация изменилась – такая способность обнаружилась у всех. Но самое главное, на мой взгляд, что идеи реализуются, и большинство – довольно быстро. Сложнее всего сформировать привычку – записывать возникающие идеи. Но это важно, чтобы каждый увидел: я часто предлагаю интересные и важные решения, повышающие эффективность нашей деятельности и участвую в их реализации. Это способствует повышению уровня самостоятельности сотрудников, ответственности, уверенности в себе. Замечу, что я только напоминаю, что идеи надо фиксировать и перемещать в соответствии с их статусом. На процесс реализации я никак не влияю. То есть управленческие решения в данном случае принимаются не мной, а кем-то из сотрудников.
В чем значимость данного ТМ-инструмента?
- Это измеритель результатов, который помогает увидеть, кто из сотрудников наиболее активно участвует в решении задач повышения эффективности деятельности, предлагая готовые решения или реализуя их.
- Это мотиватор с точки зрения и визуального воплощения, и смыслового содержания, и запланированного подведения итогов года (поощрение). Для каждого работает своя составляющая. Хочу отметить, что визуальное воплощение здесь играет очень большую роль. Важно, чтобы это решение нравилось сотрудникам.
- Это инструмент, развивающий проактивность, поскольку реализация или нереализация идеи целиком и полностью зависит только от сотрудников. Руководитель на этот процесс не влияет совсем или влияет не значительно (например, если идея принадлежит ему).
- Это хороший помощник в организации внутрикомандного взаимодействия на основе сотрудничества. Он учит сотрудничать друг с другом для реализации идей, что очень важно. Прочные внутрикомандные связки в коллективе РЦСТВ ТвГУ во многом сформировались благодаря такому инструменту как «дерево идей».
Если у вас появились вопросы, то их можно задать и обсудить на специально созданной площадке http://oksanasmirnova.livejournal.com/21603.html. Вы сможете оставить вопрос в виде комментария анонимно или официально, используя инструментарий, предлагаемый LJ, или через свой профиль в какой-либо из социальных сетей.