Словарь умений и навыков для соискателей в сфере делопроизводства
Перечень профессий/должностей:
Секретарь
Секретарь-референт
Секретарь-делопроизводитель
Секретарь/администратор
Помощник руководителя
Требования к профессиональной подготовке
Профессиональные умения и навыки:
Ведение телефонных переговоров, организация телефонных переговоров руководителя, прием и перераспределение звонков;
Регистрация и анализ писем, документов, систематизация их по степени их важности;
Планирование рабочего дня руководителя;
Поиск необходимой руководителю информации;
Подготовка (компьютерный набор) проектов писем, документов и различных материалов;
Тиражирование подготовленных материалов и отправление их адресатам с использованием оргтехники;
Получение сведений от работников подразделений, организация приема посетителей;
Подготовка заседаний или совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке заседания или совещания и их регистрация);
Стенографирование текстов подготавливаемой руководителем документации, протоколов заседаний с последующей их расшифровкой и печатанием на компьютере;
Своевременное ознакомление ответственных лиц с протоколами совещаний;
Подготовка, составление документов, необходимых для внешней и внутренней деятельности руководителя;
Формирование дел в соответствии с утвержденными правилами, обеспечение их сохранности, сдача в установленные сроки в архив;
Обеспечение руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создание условий, способствующих эффективной работе руководителя;
Выполнение функций персонального ассистент руководителя.
Способности:
Способность длительное время сосредотачиваться на одном предмете или действии, удерживать в поле зрения несколько предметов или совершать одновременно несколько действий;
Способность быстро переключаться с одного предмета на другой или с одного вида деятельности на другой;
Способность быстро и четко выполнять движения с помощью пальцев рук;
Способность четко планировать свою работу;
Способность быстро организовать работу и коллектив;
Умение четко и ясно говорить, правильно строить фразы и произносить слова, умение лаконично (кратко) выражать свои мысли;
Способность к механическому и осмысленному запоминанию информации, хорошо развитые кратковременная, долговременная, слуховая и зрительная память;
