Логотип РЦСТВ ТвГУ

Молодежная
биржа труда

Региональный центр содействия
трудоустройству выпускников

Тверской
государственный
университет

Логотип ТвГУ
Горячие вакансии Горячие вакансии Резюме Резюме Пройти тренинги Пройти тренинги О нас О нас

ТМ-инструменты РЦСТВ ТвГУ:корзина входящих задач

Последнее время мне часто приходится ссылаться в отчетах, статьях, интервью, при общении со студентами и работодателями на то, что работа сотрудников Регионального центра содействия трудоустройству выпускников ТвГУ организована на основе активного использования принципов тайм-менеджмента. Заметила, что это вызывает неизменное удивление, иногда недоверие, что это возможно в маленьком подразделении университета, часто одобрение формата «да-да, это нужно, но сложно» и т.д. Те, кто с нами взаимодействуют больше и понимают, что это не просто слова, начинают интересоваться, с чего начать, какие инструменты работают.

Я уже рассказывала, как это начиналось, хотя за 1,5 года многие вещи усовершенствовались и усложнились в связи с тем, что мы стали успевать больше в разы. В итоге мы уже накопили свой, пусть и небольшой пока, опыт использования тайм-менеджмента. Конечно, что-то работает лучше, что-то хуже. Сегодня я начинаю обзор тех инструментов тайм-менеджмента, которые, как мне кажется (думаю, сотрудники мои меня поддержат), играют самую большую роль в повышении эффективности деятельности РЦСТВ ТвГУ.

Первая статья обзора будет посвящена «Коллективной корзине входящих задач».

На всякий случай сначала поясню: это созданная из подручных материалов «доска визуализации», на которой закреплены карманы разных цветов с фотографиями сотрудников.

Как «корзина» работает?

Мне удобнее показать это на собственном примере. Я работаю в отдельном кабинете и в связи с большой загруженностью на тренингах – по своему графику. Поскольку часть сотрудников работает на полставки, т.е. бывает неполный день, а еще часть тоже занята на тренингах, не всегда у нас есть возможность встретиться и обсудить все неожиданно возникающие мелкие, но важные задачи из серии «перезвонить», «уточнить», «сообщить», «проверить», «узнать» и т.д. Как правило, это мелочи, которые очень часто забываются, если просто транслировать их «в воздух» (Оля! Перезвоните в компанию «Успех»!). По крайней мере у нас такая проблема существовала! Я скажу, что надо делать, а задача забывается. И наоборот! Мне скажут, что надо проверить, а я вышла из кабинета и забыла. Особенно сложно понять потом, было это сделано или нет, а когда в итоге я выясняю, что нет (хорошая у меня память на задания, когда-нибудь точно вспомню, особенно если возникнет какой-либо «затык»), то само собой – ругаюсь, тем самым демотивируя и себя, и сотрудников! Кроме того поскольку я начальник, то мне часто при решении каких-либо вопросов необходимо дать поручения и затем проконтролировать их выполнение. За каждым поручением не набегаешься, да и сотрудники в момент моего прихода могут быть заняты, а когда выполнят, то меня нет, чтобы сообщить об этом.

Итак, как же мы стали решать эти проблемы с помощью «корзины входящих задач»? Я беру обыкновенные маленькие листки для записей, фиксирую на них задачу, указываю, если это необходимо, срок исполнения, а затем при посещении общего кабинета, где висит корзина, раскладываю листки по кармашкам.

Как сотрудники узнают, что у них появилась задача?

Все предельно просто. Видите на фото зеленые кружочки? Они на скрепке крепятся на карман нужного человека. А если задача срочная, то вешается восклицательный знак! Достаточно кинуть всего один взгляд, проходя мимо, и сразу увидишь, появилось ли что-нибудь в твоем кармане! Поэтому корзина должна быть яркой, т.е. притягивать взгляд!

Как работает мой карман – карман руководителя?

Когда сотрудники выполняют какую-либо задачу, требующую моей проверки, то в моем кармане появляется листок, где написано, что я должна проверить и зеленый кружок. В итоге, обедая или просто попивая чай, я бросаю взгляд на корзину и вижу, есть ли у меня входящие задачи от сотрудников или есть ли у них «движение» в выполнении задач (я, например, знаю, в какое время у отдельных сотрудников должны появиться на карманах зеленые кружочки).

А если надо передать документы?

Это мы тоже предусмотрели! Поскольку я часто проверяю тексты и раздаю документы, то создан большой карман для документов. Обратите внимание, это карман голубого цвета в левой части корзины с соответствующей надписью. Туда и кладутся документы. Как узнать, кому он предназначен? На документ крепится с помощью скрепки бумажный маркер цвета конверта адресата. Прохожу мимо и вижу, что на документе «светится» фиолетовый маркер. Это мне!

Зачем нам собственно понадобился этот инструмент?

Хотя я уже частично это объяснила, еще раз вернусь к этому вопросу.

Во-первых, это значительная экономия времени: ты решаешь задачу в удобное для себя время, а человек, который следует за тобой в цепочке взаимодействия, – в свое.

Например, наш специалист по работе с работодателями, обрабатывая заявки на размещение вакансий, сразу же пишет на листках по каким вакансиям надо проводить обзвоны и раскладывает по конвертам тем, кто отвечает за эту зону (большинство из них как раз и работают на неполный день). Итог: налажено непрерывное взаимодействие! Это собственно одна из главных целей внедрения данного инструмента (во-вторых), которая была сразу достигнута. От «активных пользователей « превосходные отзывы!

В-третьих, «корзина» помогает взаимодействовать с руководителем в такое время, когда удобно и тебе, и ему (это разные временные периоды, как вы понимаете).

В-четвертых, руководитель видит, какие у него результативные сотрудники! Меня это временами очень мотивирует!

В-пятых, сами сотрудники могут в свои карманы складывать мелкие задачи, которые не впишешь в план, чтобы их не забывать и делать в удобное и нужное время.

Это, пожалуй, основное, хотя каждый, наверно, выделит для себя еще плюсы. Все сходятся в одном: красиво, удобно, оперативно и работает эффективно! Нам нравится! Пользуйтесь!

Замечу, что дизайн и инструментарий разработан сотрудниками РЦСТВ ТвГУ во время тренингов эффективности (о них еще обязательно расскажу). И это тоже важно! Сами создали – сами используем!

Предвижу вопрос: «А не удобнее ли использовать Outlook или какой-либо другой электронный органайзер, например, Leader Task, с которым я сама работаю?» Кому-то, безусловно, но не нам. Компьютеры у нас есть не у всех сотрудников, я уж не говорю о стажерах-коммуникаторах, которые бывают по несколько часов в неделю в разные дни. Если у вас такая же ситуация, то рекомендуем апробированный инструмент, сделанный своими руками!

Если у вас появились вопросы, то их можно задать и обсудить на специально созданной площадке http://oksanasmirnova.livejournal.com/21603.html. Вы сможете оставить вопрос в виде комментария анонимно или официально, используя инструментарий, предлагаемый LJ, или через свой профиль в какой-либо из социальных сетей.

Использование принципов тайм-менеджмента для организации работы Регионального центра содействия трудоустройству выпускников Тверского государственного университета

Версия для слабовидящих

Поиск по сайту

Кабинет соискателя



Рейтинг@Mail.ru Яндекс.Метрика