Логотип РЦСТВ ТвГУ

Молодежная
биржа труда

Региональный центр содействия
трудоустройству выпускников

Тверской
государственный
университет

Логотип ТвГУ
Горячие вакансии Горячие вакансии Резюме Резюме Пройти тренинги Пройти тренинги О нас О нас

ТМ-инструменты РЦСТВ ТвГУ: технология «ГСД»

Как все начиналось?

Я думаю, что тот, кто всерьез решает использовать для организации своей деятельности принципы тайм-менеджмента, начинает с чтения книг по данной теме. И, конечно, рано или поздно открывает для себя Глеба Архангельского. Так произошло и со мной. Знакомить здесь с идеями Глеба Архангельского я не буду. Кому интересно, могу порекомендовать его книги «Тайм-драйв: как успевать жить и работать», «Работа 2.0: прорыв к свободному времени», «Формула времени: тайм-менеджмент на Outlook», «Корпоративный тайм-менеджмент: Энциклопедия решений», «Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы» и сайт http://www.improvement.ru/, где очень большая подборка статей, освещающих широкий спектр вопросов тайм-менеджмента. Но Глеба Архангельского я вспомнила не случайно. Дело в том, что с идеей мемуарника, которая стала основой технологии «ГСД», я познакомилась в его книге «Тайм-драйв: как успевать жить и работать». А принадлежит она Виталию Королеву (с первоисточником можно познакомиться здесь).

Если коротко, то мемуарник – это ежедневное фиксирование главных событий своего дня (мы это называем коротко «ГСД»), затем недели (ГСН), месяца (ГСМ), года (ГСГ) с целью выявления своих ключевых ценностей, а затем и «родных целей». Для этого необходимо каждое выбранное событие соотносить с определенной категорией ценностей, затем подсчитывать, что преобладает, выявлять свои ориентиры и на их основе цели. Глеб Архангельский рассказывает и о корпоративном варианте мемуарника, что меня и натолкнуло на мысль, применить данный инструмент в РЦСТВ ТвГУ Трансформированный вариант мемуарника я предложила как идею своим сотрудникам на одном из тренингов эффективности еще весной 2010 г., и мы ее взяли на вооружение.

Что же представляет технология «ГСД», используемая сотрудниками РЦСТВ ТвГУ?

Каждый сотрудник ежедневно должен по окончании рабочего дня записывать главное событие своего дня. Для этого мы завели сначала специальный ежедневник (а сейчас это блок на кольцах). В конце недели выделяется главное событие недели, затем месяца и года, как вы понимаете. Но смысл, как мне кажется, не в том, что мы выделяем ГСД. Каждое утро для коллектива РЦСТВ начинается с обсуждения главного события дня. То есть это не простая планерка или совещание, как часто называют коллеги со стороны, а именно обсуждение. Я прошу рассказать более подробно о написанном, интересуюсь, почему именно это событие было важным. Только в таком соотношении – написать и обсудить – это работает. Составляющих, таким образом две: «что писать» и «как это потом использовать». Давайте рассмотрим эти два тесно взаимосвязанных момента подробнее.

Что и зачем писать в «ГСД»?

К «ГСД» есть определенные требования, за соблюдением которых я постоянно слежу:

  1. Это должно быть не просто событие, а конкретный результат дня сегодняшнего. Я прошу формулировать ГСД именно как результат. На самом деле очень важно, чтобы каждый сотрудник умел видеть результат своей работы, стремился к нему. Я помню одно из первых «ГСД» звучало так: «Проделана большая работа…». Простите, какая большая работа? А что конкретно вы сделали? Я-то видела этот результат и знаю, что на самом деле работа небольшая. Да, возможно, для вас это новое и сложное, но давайте называть вещи своими именами и не переоценивать себя. Резюмирую! Так я учу и своих коллег, и себя видеть результат и стремиться к нему. Это опять же мотиватор. Иногда кажется, что день какой-то пустой, а начинаешь писать ГСД и понимаешь, что сложно выбрать между несколькими событиями. Кроме того, каждый знает, что в конце дня надо рассказать о результате, а затем и представить его дотошному руководителю. Значит, надо работать так, чтобы результат был. Меня саму, например, ГСД мотивирует на написание данной статьи. Хочется обязательно закончить именно сегодня и выделить в качестве ГСД.
  2. Желательно, выбрать одно наиболее значимое и позитивное событие. Бывает, и довольно часто, когда отмечается несколько событий. Ничего страшного в этом не вижу, хотя и прошу сосредоточиться на одном, чтобы ГСД не превращалось в отчет о проделанной за день работе (у новичков бывают такие отклонения). Отчет мне не нужен. Отдельно скажу по поводу «позитивного». Года полтора назад я была в отпуске и, когда вернулась, обнаружила примерно такую запись в «ГСД»: «Сломался принтер. Работа встала». Я поинтересовалась, почему не использовались другие два принтера, и чем вообще занимались все в этот день, раз произошла такая «катастрофа»? Подобные «ГСД» теперь редкость. Все запомнили, что не надо демонстрировать таким образом, что ты не умеешь решать проблемы: предпринимай действия – не жди, когда придет человек, умеющий это делать. Таким образом, писать надо о том, что сделано, а не о том, что «не работало» или «сломалось».
  3. Если есть проблемы, то их надо обязательно озвучить в ГСД, чтобы мы их обсудили и выбрали инструменты и алгоритмы решения. Мне это момент кажется ключевым, т.к. он учит сотрудников не замалчивать то, что не получается, не бояться обсуждать. Это нормальное явление для РЦСТВ. Обсуждая проблемы, ты никого не обижаешь. Озвучивая их, ты демонстрируешь свою зрелость и берешь ответственность за результат, что для меня, как руководителя молодого коллектива, очень важно.
  4. За каждым сотрудникам закреплена своя зона мониторинга результатов. Я прошу в конце месяца или начале следующего в ГСД представлять количественные показатели нашей работы по своей зоне и сравнивать их с результатами предыдущих лет/месяцев. Например, мы все знаем, сколько у нас заявок от работодателей и сколько партнеров всего на тот или иной месяц текущего года, поскольку это прописывается в ГСД. И так по ряду других ключевых показателей нашей деятельности. Это мотивирует всех на результативную работу и опять же, помогает видеть «провалы», выявлять их причины и разрабатывать решения.

Что дает использование технологии «ГСД» коллективу и руководителю?

  1. Первое и главное: проблемы не замалчиваются. Они обсуждаются на стадии возникновения, часто, когда еще клиенты наши даже их не озвучили. А мы их видим и выбираем стратегию активного предупреждения. Если не удается решить проблему в рамках «ГСД», то она выносится на тренинг эффективности по решению актуальных задач. Если бы не было утренних обсуждений, то я бы просто не знала, какие задачи актуальны.
  2. Эта технология помогает видеть, какие зоны «проваливаются», если результаты по закрепленным участкам никак не фигурируют в ГСД. Тогда я обращаю на это внимание сотрудников, а они уже в свою очередь исправляют ситуацию.
  3. «ГСД» помогает руководителю быть в курсе всех событий, которые напрямую не относятся к его функционалу, что называется «держать руку на пульсе». Часто работодатели удивляются, что я знаю нюансы нашего с ними взаимодействия, хотя с ними не общалась. Но, благодаря ГСД, я ориентируюсь и в успехах, и проблемных точках. И очень часто именно я предлагаю решения, просто партнеры об этом не знают. Сотрудники же таким образом могут видеть, как происходит поиск выхода из проблемы, участвовать в нем, а затем уже делать то же самое самостоятельно.
  4. Благодаря «ГСД» коллектив в курсе всего того, чем я, как руководитель и как такой же сотрудник со своими зонами ответственности, занимаюсь, поскольку зачастую об этом рассказать просто нет другого времени, а мои участки не видны. Это помогает мне также организовывать обсуждения разных интересных статей. Кроме того, многие коллеги, с которыми я знакомлюсь в командировках, а затем общаюсь виртуально, для моего коллектива люди знакомые, т.к. я в рамках ГСД рассказываю о том, что происходит в других центрах, как они работают.
  5. После отпуска ГСД помогает узнать, что происходило в твое отсутствие, быстро войти в курс дел и просто узнать о тех событиях, которые уже забылись всем коллективом.
  6. "ГСД" - это ежедневный инструмент обучения "обратной связи" и формироания привычки к рефлексии. Дело в том, что я не просто зачитываю то, что отметили в качестве главного события своего дня сотрудники. Я прошу их обосновать, почему они выделили именно это событие, оценить себя, свою работу, работу своих коллег.

В заключении замечу, что технология «ГСД» подходит для небольших коллективов, поскольку нельзя утреннюю планерку превращать в безграничное совещание. Это, на мой взгляд, единственный минус. И, конечно, нет смысла ее практиковать, если руководитель ориентирован на поиск ошибок у своих сотрудников, а не на выработку конструктивных решений. Она просто не будет работать, так как никто честно писать не будет! Фикция здесь не имеет смысла. Я же придерживаюсь точки зрения, что руководитель в первую очередь должен быть не менеджером, а лидером. На мой взгляд, технология «ГСД» помогает мне реализовываться именно в этом качестве. Но именно эта технология в сочетании с тренингами эффективности, во-первых, делает РЦСТВ ТвГу обучающей организацией, а во-вторых, обеспечивает инициирующий характер нашего планирования.

Если у вас появились вопросы, то их можно задать и обсудить на специально созданной площадке http://oksanasmirnova.livejournal.com/21603.html. Вы сможете оставить вопрос в виде комментария анонимно или официально, используя инструментарий, предлагаемый LJ, или через свой профиль в какой-либо из социальных сетей.

Версия для слабовидящих

Поиск по сайту

Кабинет соискателя



Рейтинг@Mail.ru Яндекс.Метрика