Логотип РЦСТВ ТвГУ

Молодежная
биржа труда

Региональный центр содействия
трудоустройству выпускников

Тверской
государственный
университет

Логотип ТвГУ
Горячие вакансии Горячие вакансии Резюме Резюме Пройти тренинги Пройти тренинги О нас О нас

Как подготовить «День карьеры»?

Данные рекомендации разработаны на основе опыта работы РЦСТВ ТвГУ и предназначены прежде всего для сотрудников центров содействия трудоустройству выпускников, только начинающих вводить в практику своей работы такой формат взаимодействия с работодателями как «День карьеры». Они составлены в форме вопросов, которые неизбежно возникают у тех, кто впервые берется за подготовку столь масштабного мероприятия. Тем коллегам, кто уже имеет опыт организации и проведения «Дня карьеры», возможно, будут интересны некоторые приемы, которые мы используем, и взгляд на процесс через призму решаемых задач. Мы рассмотрим эти задачи, привязав их к конкретному периоду подготовки «Дня карьеры», и на отдельных примерах покажем, как мы их решаем. Обращаем ваше внимание, что мы рассматриваем вариант, когда работодатели не платят за участие в «Дне карьеры». Финансирование осуществляется за счет привлечения спонсорских средств.

Что такое «День карьеры»?

Это массовое профориентационное мероприятие, цель которого создать площадку для встречи работодателей и молодых специалистов – студентов и выпускников.

Кого называют участниками «Дня карьеры?»

Участниками мероприятия мы называем работодателей. По факту помимо коммерческих и государственных организаций в состав участников часто входят кадровые агентства, городские центры занятости населения, представители работных СМИ, Интернет-ресурсов, которые выполняют посреднические функции, информируя молодых специалистах о размещенных у них прямыми работодателями вакансиях.

Кого называют посетителями «Дня карьеры»?

Посетители мероприятия – это студенты и выпускники, приглашенные как для знакомства с работодателями, так и для реализации возможности прямого трудоустройства.

Чем «День карьеры» отличается от простой ярмарки вакансий?

«День карьеры» – это более масштабное мероприятие. Во-первых, в нем принимают участие не менее 10 работодателей. Во-вторых, в программу мероприятия, помимо ярмарки вакансий (работодатели предлагают открытые вакантные места и выбирают кандидатов среди посетителей мероприятия) входят презентации работодателей, мастер-классы, тренинги, круглые столы и т.д.

Может ли «День карьеры» проводится для одной специальности или факультета?

Многие крупные вузы проводят отраслевые «Дни карьеры». Это может быть как «День карьеры IT-специалистов», так и, например, «День карьеры филологического факультета».

С чего начать подготовку «Дня карьеры»?

Выберите дату проведения «Дня карьеры». Согласуйте ее с руководителем учебно-методического управления и своим руководителем (проректор, ректор).

За сколько месяцев до выбранной даты необходимо начать подготовку мероприятия?

Конкретная дата проведения мероприятия (день, время) должна быть точно определена минимум за три месяца до его начала (если количество работодателей не превышает 40, а количество сотрудников, работающих над мероприятием не менее 4).

Как повысить эффективность подготовки к мероприятию?

На наш взгляд, чтобы повысить эффективность подготовки к «Дню карьеры», стоит разбить этот процесс на несколько этапов (количество зависит от сложности программы). К каждому этапу необходимо привязать конкретный перечень задач, решить которые следует именно в это время. Речь идет о крупных задачах, которые могут включать в себя ряд подзадач, более детально прорабатываемых по мере выполнения необходимого объема работы. Давайте рассмотрим эту проблему на конкретном примере.

Предположим, мы запланировали «День карьеры» на 15 апреля, а на 8 апреля – завершение срока подачи заявок от работодателей.

Поэтапный перечень задач подготовительного периода:

Этап №1. 15-28 февраля
  1. Направьте работодателям коммерческое предложение - стать спонсором «Дня карьеры» с указанием участков для финансирования.
  2. Составьте проект программы мероприятия, выделив ее основные составляющие: ярмарка вакансий, презентации работодателей, мастер-классы и т.д.
  3. Представьте проект программы руководству.
  4. Определите целевую аудиторию мероприятия и составьте перечень потенциальных участников.
  5. Определитесь с местом проведения мероприятия.
  6. Решите, какое максимальное число участников может вместить выбранный зал.
  7. Подготовьте приказ о проведении мероприятия и график посещения его факультетами (если необходимо). Согласуйте приказ со всеми привлекаемыми к организации мероприятия сотрудниками вашего учебного заведения. Обговорите их зону ответственности. Важно, чтобы они почувствовали эту ответственность и внесли мероприятие в свой график.
  8. Проведите работу по согласованию и подписанию договора пожертвования со спонсором мероприятия. Составьте смету планируемых расходов.
  9. Составьте технический сценарий подготовки мероприятия (организационный план) на каждую неделю подготовки (скачать пример плана на неделю)

Кого РЦСТВ ТвГУ привлекает к организации «Дня карьеры»?

Должность Зона ответственности
Проректор по учебно-воспитательной работе Общая ответственность (по приказу), помощь в решении вопросов финансирования, прием и сопровождение vip-гостей мероприятия в случае отсутствия ректора
Проректор по информатизации Организация технического обеспечения мероприятия: предоставление мультимедийной техники для проведения презентаций, тренингов, мастер-классов и персонала для обеспечения ее функционирования
Проректор по хозяйственной деятельности и безопасности Помощь в оборудовании залов – закрепление растяжек, плакатов; косметический ремонт в случае необходимости;
помощь в приеме участников мероприятия, обеспечение безопасности, организация приобретения расходных материалов
Деканы факультетов Выделение аудиторного фонда для проведения мероприятия (актовый зал, аудитории для тренингов и мастер-классов), организация посещения мероприятия студентами и выпускниками
Редакционно-издательское управление Тиражирование информационно-рекламных материалов
Главный бухгалтер, начальник планово-экономической службы Финансовое сопровождение организации мероприятия
Служба информации и связей с общественностью Информационная поддержка мероприятия, рассылка пресс-релиза, обзвон СМИ
Этап №2. 1-7 марта (даты приведены для примера)
  1. Разработайте вариант заявки на участие в «Дне карьеры» (скачать пример заявки). Обязательно укажите срок окончания регистрации. Если есть вероятность, что потенциальных работодателей будет много, а зал, где будет проходить мероприятие, вмещает ограниченное число участников, укажите, что количество мест ограничено, поэтому регистрация может быть прекращена досрочно. мы заявку ежегодно дорабатываем по итогам проведения прошлого мероприятия.
  2. Создайте раздел «День карьеры» на сайте Центра или вуза, где будут подробно описаны предоставляемые возможности, программа мероприятия, порядок регистрации участников, размещен бланк заявки на участие с возможностью скачивания или есть опция «электронная регистрация».
  3. Разошлите информационные письма потенциальным участникам (скачать пример информационного письма). Можно задействовать несколько каналов: информирование посредством обычной почтовой рассылки (письмо на имя руководителей предприятий, организаций), электронная рассылка (письма руководителям служб подбора персонала, отдела кадров), рассылка факсимильных сообщений (ряд учреждений, например, подразделений ФСБ, МВД, УФСИН можно проинформировать только таким образом).
  4. Обзвоните потенциальных участников мероприятия, чтобы узнать, получили ли они информационные письма, оценить их готовность представить свои вакансии на «Дне карьеры», дополнительно мотивировать к участию (для постоянных партнеров) и рассказать о том, как пройдет мероприятие (для тех, кто никогда не участвовал). Наша практика показывает, что эта задача – одна из ключевых. Для тех, кто не дал окончательного согласия, обзвон необходимо повторить.
  5. Не забывайте каждую неделю актуализировать составленный организационный план, обсуждать его детали с сотрудниками и контролировать порядок работ и их выполнение.
Этап №3. 9 марта – 8 апреля

Это этап сбора заявок от работодателей, консультирования по возникающим вопросам. Интенсивность работы в этот период во многом зависит от заявленной программы.

Какие задачи необходимо решать в этот период?

  1. Регистрация поступающих от работодателей заявок.
  2. Информирование (телефонные консультации, email-информирование) работодателей о дальнейшем порядке действий.
  3. Рассылка приглашений vip-гостям (Мы традиционно приглашаем губернатора, мэра, начальников департаментов и комитетов).
  4. Регулярное обновление информации о составе участников и вакансиях «Дня карьеры» на сайте Центра.
  5. Закупка расходных материалов.
  6. Подготовка пакета раздаточного материала для работодателей.
  7. Организация информационной компании среди студентов: e-mail-рассылка информации, размещение объявлений на факультетах, распространение флайеров среди посетителей Центра и др. (в каждом вузе есть свои эффективные каналы информирования).
  8. Составление графиков проведения презентаций и мастер-классов.
  9. Организация записи на мастер-классы (проводится заранее).
  10. Составление примерного плана размещения участников мероприятия.
  11. Составление пресс-релиза (скачать пример пресс-релиза), размещение его на сайте Центра, рассылка в СМИ.

Когда заканчивать прием заявок?

На определение срока подачи заявки влияют следующие факторы:

  1. Популярность Центра среди работодателей.
  2. Вместимость зала, где будет проходить мероприятие.
  3. Объем подготовительных работ, предшествующих непосредственному проведению мероприятия, для которых необходимо точно знать количество и состав участников.

Поделюсь нашим опытом. Когда в программу «Дня карьеры» входили только ярмарка вакансий и презентации, мы заканчивали сбор заявок за 3 дня. Этого было достаточно, для того чтобы составить конечный вариант программы и представить его руководству вуза и vip-гостям. Программу мы распространяли только среди работодателей. Для посетителей ярмарки рисовали несколько планов размещения участников.

В 2011 г. мы заявили, что прием заявок будет окончен за неделю. По факту нам пришлось это сделать раньше, т.к. зал, где проходит мероприятие, может вместить ограниченное количество желающих. Кроме того, мы разработали навигатор для посетителей ярмарки (скачать пример навигатора), который нужно было создать по итогам принятых заявок, а потом размножить типографским способом, на что требуется время. Замечу, что для нас актуальна проблема, когда работодатели изъявляют желание участвовать в «Дне карьеры» не только после окончания срока подачи заявок, но и в день проведения мероприятия. Поэтому я так подробно остановилась на данном вопросе. Кроме того, регистрация работодателей на мастер-классы заканчивается еще раньше. Это необходимо для организации предварительной записи на них, поскольку количество мест ограничено. Предварительная запись также помогает увидеть, на какие мастер-классы желающих мало или нет совсем, чтобы затем провести активную рекламную компанию непосредственно на «Дне карьеры».

Этап №4. 9-14 апреля

Это заключительная часть подготовительного этапа. От того, как она организована, во многом зависит успех проведения мероприятия. Нам повысить эффективность данного этапа помогает следующий инструмент. На каждый день этой недели заранее составляется план работы (скачать пример организационного плана на день). В нем до мелочей прописано все, что необходимо выполнить в этот период, т.е. каждый день представляет собой перечень задач с указанием фамилии исполнителя. Каждое утро начинается с анализа выполненного. Очень важно с одной стороны составить этот план заранее, чтобы сотрудники понимали – откладывать дело на следующий день нельзя, он уже занят другими задачами. С другой стороны, каждый вечер я этот план обновляю, а утром все видят актуализированную версию. Безусловно, контроль со стороны руководителя тут имеет большое значение, поскольку не все способны работать на столь высоком исполнительском уровне, поэтому часть задач приходится перекидывать с одной зоны ответственности в другую.

Перечень наиболее важных задач заключительного периода:

  1. Актуализация списка vip-гостей, планирование выступлений на открытии мероприятия.
  2. Составление программы мероприятия (скачать пример программы), ее утверждение у руководства, размещение на сайте Центра, рассылка vip-гостям.
  3. Размещение на сайте Центра итогового списка участников мероприятия и перечня вакансий.
  4. E-mail-рассылка списка участников, перечня вакансий, графиков проведения презентаций и мастер-классов по факультетам.
  5. Обзвон факультетов с целью актуализации информации о мероприятии и организации посещения ярмарки вакансий, презентаций и мастер-классов.
  6. Утверждение плана размещения участников мероприятия.
  7. Тиражирование раздаточного материала для участников и посетителей мероприятия.
  8. Формирование пакетов раздаточного материала.
  9. Распределение зон ответственности на мероприятии с сотрудниками ЦСТВ и привлеченными специалистами (скачать пример распределения зон ответственности).
  10. E-mail-рассылка итоговой информации участникам мероприятия (за неделю до начала). Заключительный обзвон участников (за день до начала).
  11. Проведение тренинга/обучения для студентов, обслуживающих мероприятие (мы их называем коммуникаторами), распределение их зон ответственности.
  12. Подготовка зала к проведению мероприятия (за день до начала мероприятия).

Таков перечень задач, которые, на наш взгляд, необходимо решить для успешной подготовки «Дня карьеры». Наш опыт показывает, что если все задачи выполняются в установленные сроки, то это значительно повышает уровень самого мероприятия. Когда мы подводили итоги «Дня карьеры-2011», все работодатели отмечали в первую очередь хорошую организацию, залогом которой во многом стал подготовительный период.

Уважаемые коллеги! Если вы хотите более подробно узнать о том, как мы решаем ту или иную задачу подготовительного периода, то я готова ответить на ваши вопросы по тел (4822) 35-89-42 или по электронной почте Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript

Версия для слабовидящих

Поиск по сайту

Кабинет соискателя



Рейтинг@Mail.ru Яндекс.Метрика